Umlegen dürfen Sie nur die Betriebskosten aus § 2 der Betriebskostenverordnung – 17 Positionen wie Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung, Müll, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Gebäudeversicherungen, Hauswart, Kabel/Antenne und „sonstige Betriebskosten", wenn diese im Mietvertrag konkret benannt sind. Nicht umlegbar: Verwaltung, Instandhaltung, Reparaturen, Bankgebühren.
Vorauszahlung oder Pauschale: Die Vorauszahlung mit jährlicher Abrechnung ist der Regelfall. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB) – danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.
Heizung: Heiz- und Warmwasserkosten sind nach der Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch abzurechnen, der Rest nach Fläche. Seit 2023 wird der CO2-Preis bei fossilen Heizungen nach einem Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt – je schlechter der energetische Zustand des Gebäudes, desto höher Ihr Anteil.
Praxis: Nehmen Sie die letzte Abrechnung als Basis und rechnen Sie einen Aufschlag für gestiegene Energiepreise ein. Bei der Eigentumswohnung: Aus der Hausgeldabrechnung nur die umlagefähigen Positionen übernehmen – der Verwalter weist sie in der Regel getrennt aus.
Stand: September 2026 · Quellen: BGB, GEG, BetrKV, AGG, Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz 01/2026. Dieser Ratgeber informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.